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オフィスデスクの整理術を使えば捗らない仕事もスッキリ

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オフィスデスクの上に書類が山積みになっている。
大事な書類をどこに置いたのか忘れた。
オフィスデスク周りを片付けるのが面倒だな……誰か片付けてくれないかな。

そんなあなたに朗報です。

二度とオフィスのデスクの上や引き出しに書類が溜まらない整理術をお教えします。

▼2017年10月31日加筆
この記事は2014年7月27日にしたものです。
しかし内容の詳細化と読みやすくするため、2017年10月31日に加筆しました。

 

オフィスデスクの整理術(2017.10.31加筆)

まず、この節ではオフィスデスクの整理術を紹介します。
いち早くオフィスデスクの整理術を知りたい方は、この節からお読みください。

このオフィスデスクの整理術は、整頓術も兼ねているハイブリッドなものです。
しかも整頓の手間がほぼありませんので、整頓の苦手な人はぜひ活用してください。

ただし、このオフィスデスクの整理術は結構大胆なので実行できるかできないかは、あなた次第!

不要な物は何も置かない

まずオフィスデスクを整理整頓するうえで大事なことは、不要な物は何も置かないということです。

この不要な物とは、普段使わない筆記用具や古い書類など仕事に必要ではない物のこと。
もちろん、お菓子や雑誌も不要な物ですよ。

そして、仕事に必要な物でもオフィスデスクに置くのはおかしい物も不要な物に含まれます。
これら仕事に必要ではない物をオフィスデスクには置かないようにしましょう。

共有できる物は置かない

次に大事なことは、共有できる物は置かないことです。
例えば、部署で保管すればいい資料や道具などの個人で管理、または保管しなくてよい物がこれに該当します。

何でもオフィスデスクに置いておくのは便利かもしれません。
しかし、その分管理する物が増えるし、管理する手間も増えます。

そんなことに手間をかけないで、仕事に注力する方が良いと思いませんか?

書類を置かない

最も大事なことは、オフィスデスクに書類を置かないことです。
実は、この書類がオフィスデスクをごちゃごちゃにする原因の1つ。

多分、それにうすうす気づいていらっしゃる方も多いのではないでしょうか?

それにオフィスデスクに書類が溜めるということは、仕事を溜め込んでいるというこでもあります。
また、そのような状態は変なトラブルの原因にもなりかねません。

そのようなことにならないためにも、できるだけオフィスデスクに書類を置かないようにしましょう。

携帯できるものは置かない

4つ目の大事なことは、筆記用具や電卓などの携帯できる物を置かないことことです。
この携帯できる物を置かないことは大事なことなのですが、一番見落としがちであるため実行されている方はほとんどいません。

これは、それくらい些細なことなのです。

携帯できる物を置かなければ、オフィスデスクに置く物はPCと電話くらいで済みます。

オフィスデスクを整理する手順(2017.10.31加筆)

オフィスデスクの整理術がわかったところで、それに基づいて実際にオフィスデスクを整理してみましょう。

ところで、今回紹介するオフィスデスクを整理する手順は、とても簡単です。
しかもゴミ袋とシュレッダーしか道具は使いません。
また、わずかな時間さえあればオフィスデスクの整理ができます。

ぜひ一度お試しください。

手順1 全てを取り出す

まず、オフィスデスクの上や引き出しの中にあるもの全てを取り出してください。
メモや文房具、そして私物に至るまで全部ですよ。

ただし、PCと電話は残しておきます。

オフィスデスクの上にPCと電話だけ残し、オフィスを空っぽにしましょう。
余談ですが、その際にオフィスデスクの掃除をしておくと良いですよ。

手順2 物を戻す

次はオフィスデスクに物を戻す作業です。
最初に文房具を戻してください。

ここで注意していただきたいのは、文房具の数です。
シャープペンやボールペン、ホッチキスは必ず1つだけにしましょう。

これらを複数持つと、机をゴチャゴチャにしてしまう原因になります。
そのため、文房具は必要最低限の数だけ置くようにしてください。
できればペン立てや箱をひとつ用意し、文房具をまとめましょう。

次に戻すのはメモ用紙です。

基本的にオフィスデスクに置く物は、PCと電話、文房具、メモ用紙だけ。
そして、常にこれら以外の物を置かないようにしましょう。
そうすることで、オフィスデスクを綺麗な状態で使うことができます。

極論を言えば、文房具をオフィスデスクに置く必要はありません。
なぜなら文房具は先述の携帯できる物だからです。

手順3 書類を処分する

これで、整理整頓されたオフィスデスクになりました。
パチパチパチ。
お疲れさまでした。

えっ「この山積みの書類は、どうすればいいのか」ですって?

それは全部処分してください。
ええ、できない?

それはなぜ?
ああ、未処理のものが雑じっているからですね。
それならば、次の3つに書類を分けてください。

▼溜まった書類の仕分け方
  1. 不要な書類
  2. 部署や他の人と共有できる書類
  3. 未処理の書類

まず不要な書類を廃棄してください。
その際、個人情報を含んでいるものの確認をしましょう。

次に部署や他の人と共有できる書類は、きちんとファイリングをして書類棚や書庫に収納してください。
書類の仕分け後、共有できる書類はすぐファイリングして、自分で所持しないようにします。

最後に未処理の書類ですが、すぐに取り掛かって終わらせましょう。
未処理の仕事ほど納期ぎりぎりになりがちです。
すると、処理が終わるまで書類を管理または保管しなければなりません。

その結果、オフィスデスクがぐちゃぐちゃになってしまいます。

しかし、仕事を終わらせてしまえば書類を持つ必要がなくなりますよね?
当然、オフィスデスクに書類が溜まることもありません。

ところで、仕事術や収納術で紹介されているクリアファイルを使った書類の仕分け方をご存知でしょうか?
書類を「未処理」と「進行中」、「処理済」に分けるというものです。

この方法は書類を溜め込まない人向きですが、オフィスデスクに書類を溜め込む人には向いていません。

なので、この方法を採用しないでください。
そして、未処理の書類はすぐに取り掛かり終わらせる習慣を身につけましょう。

まとめ

いかがでしたか、「オフィスデスクの整理術を使えば捗らない仕事もスッキリ」は?机をゴチャゴチャにしない一番の方法は、何も持たないことです。

はい?

机の中がスッカラカンで落ち着かないし、仕事をしていないように思われるかもしれないですって?
確かに机がスッキリすると、そのように思うかもしれませんねぇ。

しかし、ご安心ください。

机の上が整理整頓できていないと変な目で見られますが、机が整理整頓できてさえいれば、そのようなことはありません。

机がキレイなのは仕事が残っていない証拠なのですから!

さあ、机をキレイに整理整頓して、未処理の仕事もドンドン終わらせましょう。

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