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危なかった!自治会で会計になったときに気をつけるべき3つのこと。

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危なかった!今、思い出してゾッとする。
簿記ができて、ホントウよかったよ。
自治会で会計になったとき、3点に気をつけてトラブル回避!

私は、アラフォーのおじさんです。
ハンドルネームは、朝比奈宗平。
私・・・・・・朝比奈は、自治会役員として会計をした経験があります。

ちょうど会計をしていた頃、自治会の会計に巡るトラブルの報道が多くて、朝比奈もトラブルや事件に巻き込まれないよう注意していました。
なぜなら、慣習が横行し適当になりやすい自治会ではトラブルが多いからです。

「自治会活動なんかで事件やトラブルに巻き込まれたくない!」

自治会は大きければ大きいほど、古ければ古いほど慣習や一部の人間の意見に左右される危険を孕んだもの。
そのような自治会で会計をするということは、知識と注意が必要です。
なぜなら、自治会費という金銭を扱うのですから。

自治会の会計は自治会のお金を扱うため、事件やトラブルに巻き込まれやすい面倒な役割なのです。

しかし、誰でも3つのことに注意すれば、事件やトラブルを回避することができます。

今回は、自治会で会計になったときに気をつけるべき3つのことを紹介します。

自治会で会計になったときに気をつけるべき3つのこと

あれ、今日は静かですねぇ?
お体の具合でも悪いのですか?
はい?朝比奈さんこそ、いつもと違って真面目ですって?
おやおや、いつも朝比奈は真面目・・・・・・なぜジト目で見るんですか?

1.引継ぎ

ええ、まずは1つめは「引継ぎ」です。
会計の引継ぎを疎かにしてはいけません。
引継ぎをを疎かにすると、後々トラブルを招いてしまう原因になるからです。
引継ぎ時に気をつける点は下記のとおりです。

引継ぎは任期がはじまってから

引継ぎは、必ず任期がはじまってから行いましょう。
朝比奈の会計引継ぎ時の話を少々・・・・・・。

朝比奈が会計に選任されたのは、前期役員の任期が満了する前でした。
2月の寒い夜。
当時の会計の方が、朝比奈を訪ねて来られました。

「何の用事だろう?」

訝しいので用件を聞くこと。
すると「帳簿や自治会の通帳を持ってきたので、引継ぎをしてほしい」と、会計の方は帳簿や通帳を強引に渡してきました。

ますます訝しい!

そそくさと帰ろうとする会計の方を引き止め、その場で一方的に渡された帳簿をパラパラとめくりました。
もちろん内容を確認するためです。

朝比奈の勘どおり、帳簿の記載に誤りや修正液で消した跡が!
それ以外にも明らかにヘンな箇所がありました。
そのような訳で、帳簿と通帳は預かれない旨を会計の方に伝え、お引取り願ったのです。

公けの場で

続いて引継ぎは、必ず公けの場で行いましょう。
理由はもちろん、第三者の立会いのもと引継ぎを行うためです。
実務内容や帳簿の内容、通帳の残高などを確認します。

もちろん不明な点があれば、その場で確認するようにしてください。
なぜなら相手方の仕事の都合や転居などの理由で、相手方と連絡がとれなくなる虞があるからです。
時間がかかっても構いませんので、必ず疑問を残さないようにしましょう。

万が一、不正を見つけた場合は、その事実を第三者に伝えてください。
間違っても前任者を庇ったり黙認したりしないようにしましょう。
理由は・・・・・・。

引継ぎ書を使う

引継ぎの際、必ず引継ぎ書を使いましょう。
引継ぎの終わっても、すぐに帳簿や通帳などの物品を預かってはいけません。
なぜなら物品と通帳の金額を確定させておく必要があるからです。
物品は帳簿や通帳、銀行印など大事な物ばかり。
それらの物品を引き継いだという証拠を残しておきましょう。
特に通帳の金額と前期からの繰越金を確定させておかないと、後に帳簿に入出金を記録する際に困る虞があります。

また、朝比奈の話を少々・・・・・・。
第三者の前で引継ぎ書を交わし、無事に引継ぎは終了しました。
それから数日後、自治会費の入出金があり帳簿を書いていると、通帳と帳簿の金額が合いません。

「どうして?書き間違い。それとも計算間違い?」

帳簿と通帳を交互にニラメッコすること1回。
すぐに理由が分かりました。
原因は、ある公共機関からの入金でした。

どうも前期の収支報告書の作成を急ぐあまり、決算を2月下旬に行ったようです。
多分、決算したので通帳記帳をしなかったのでしょう。
公共機関からの入金は3月中・・・・・・金額が合わなくて当然です。

このように前任の会計がいい加減な場合、後任者は苦労します。
自治会の会計だからといって、すべての人が事務経験者や簿記資格の所有者とは限りません。
そのため、予期せぬことが起こりトラブルに巻き込まれてしまう可能性があります。
引継ぎの際には、必ず引継ぎ書を使いましょう。

2.入出金を確実に時に第三者の承認を得てもらう

2つめは「入出金」です。
自治会における入金は、自治会費の直接集金くらいです。
集金した自治会費は速やかに自治会の口座に預入れしましょう。
すぐに預入れすることで、金銭の紛失やあらぬ疑いをかけられるなどのトラブルを回避することができます。

出金依頼の際、出金依頼書を使いましょう。
その依頼書には、出金の理由と金額、出金を承認する第三者の氏名記入欄などを記載しておきます。
自治会費のトラブルが起きると、まず出金依頼者と会計が疑われます。
それを回避するためにも出金依頼書を活用しましょう。

また、出金依頼者をできるだけ少なくしましょう。
そうすることで入出金に手間を減らし、グンと時間短縮することができます。
理想ですが、出金依頼者は1人。

3.領収証は必ず

3つめは「領収証」です。
通帳から出金した金銭を出金依頼者に渡す場合は、必ず領収証(レシート)をもらいましょう。

えっ、当たり前だろうですって?

確かに当たり前のことですねぇ。
コンビニやスーパーなどで買い物をした際、領収証をもらうなんて当たり前のことです。
ところが、この当たり前の行動は自治会によってウヤムヤになっていることも!

「自治会で使う〇〇を買ったから1万円もらえる、レシートないけど?」
「分かりました。はい、1万円」

上記のやりとりが、いかに危険なことか賢明なあなたならお分かりいただけることでしょう。

まとめ

 

今回の記事のまとめです

いかがでしたか、「危なかった!自治会で会計になったときに気をつけるべき3つのこと」は?
自治会の会計は、自治会のお金を管理する責任重大な役割です。
また、金銭を扱うのでトラブルに巻き込まれやすい立場でもあります。
しかし「引継ぎ」、「入出金」、「領収証」の3つに注意することでトラブルを回避することができます。

えっ、今回の朝比奈は真面目すぎるですって?

確かにそのとおりかもしれません。
自治会によって多少の違いはあれ、自治会の会計には何かと責任やトラブルがつきもの。
真面目にしないと・・・・・・。

それにしても今回は漢字ばかり・・・・・・あちゃちゃあ、これは失敗したかも。

最後に今回の記事が、ひとりでも多くの方の役に立つことができれば幸いです。
以上、朝比奈宗平でした!
ごきげんよう。

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