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自治会会計とは会費の管理や出納帳の記録、決算をする役員

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最近、「自治会会計」や「町内会会計」などと検索されて、知ッタメ!に来られる方が多いようです。
多分、自治会の会計の詳細を知りたくて、当ブログに来られたと思います。
ところが、以前紹介しました「危なかった!自治会で会計になったときに気をつけるべき3つのこと」や「自治会とは?意外と知られていない、その内容と役割など」には、自治会の会計の詳細についてほぼ触れていません。

「自治会の会計について知りたいのに・・・・・・このブログには詳しく書かれてないわ」

おそらく自治会の会計の詳細を知りたかった方は、さぞかしがっかりされたことでしょう。
その期待に応えられず、朝比奈も残念な気持ちです。

「ブログのご訪問に対する感謝の気持ちを込めて、自治会の会計について記事を書こう!」

そのような訳で今回は、「自治会会計」や「町内会会計」などの検索(疑問)に対するアンサー記事です。

 

自治会の会計とは?

自治会の会計とは、自治会の役員の1つです。
その仕事は金銭の収支や物品、そして不動産など自治会の財産の増減(または変動)および損益を管理します(*1)。
ところで、自治会の財産の管理には記録や計算、整理などがあり、これらを報告することも自治会の会計の仕事です(*2)。

入出金が多い自治会の場合、自治会の会計の仕事が増えます。
そのため兼業主婦(主夫)の方の場合、自身の仕事と自治会の会計の両立は困難かもしれません(*3)。
その際は、おひとりで悩まないで、ご家族に協力して頂くようにしましょう。

自治会の会計の仕事

自治会の会計の仕事は下記のとおりです。
入出金管理決算と出納帳の記録は入出金のある度に行いますが、決算や予算案の作成、そして会報告は年に1回しか行いません。

ところで、自治会によっては決算を監査が行う場合もあるようです。
また、予算案の作成は会計だけで行うものではなく、他の役員と共同で行います。

入金管理

入金管理は自治会費や寄付金、雑収入などの入金を管理する仕事です(*4)。
これらは現金で受け取る場合と自治会の口座に入金される場合の2通りあります。

現金を受け取った場合は、あらぬ疑いや紛失を回避するためにも速やかに口座に預け入れしましょう。
また、口座に直接入金されるものに関しては、事前に入金時期を確認をし、その時期にあわせて口座の確認(通帳の記帳)をする必要があります。

出金管理に気をとられがちになりますが、入金管理を正確に行いましょう。

出金管理

出金管理は、自治会のお金の支出(出金)を管理する仕事です。
これは総会で議決された予算に基づいて支出します。

ところで、不正な出金依頼を避けるために出金依頼書を作ると良いかもしれません。
そして、出金の際には出金依頼書に理由他の役員全員の承認印があることを確認してから行います。

また、決して領収書がないのに出金してはいけません。
領収書のない出金は不正のもとです。
出金の際は、必ず領収書があることを確認してから行いましょう。

これらのような手段をとることで、自治会費にかかわるトラブルから自らを守ることも自治会の会計には必要です(*5)。

出納帳の記録(収支の記録)

出納帳の記録(収支の記録)は、収支の発生に合わせ正確に記録する仕事です。
通常、会計年度は毎年4月1日から翌年3月31日まで。 

なお出金の記録をしたら、領収書をきちんと保管しましょう。(*6)。
出納帳の記録が間違っていなくても領収書がない場合、あらぬ疑いをかけられる虞があります。

必ず領収書をなくさないようにし、出金依頼書と出納帳、そして領収書の3つが揃うようにすると良いですよ。

このようにすると出金依頼書で「お金の使用目的」が明らかにでき、領収書で「支払先と出金した金額」を特定できます。
つまり、出納帳に記載された出金が正しい手続きのもと行われたことを証明できるという訳です。

ね、良い方法でしょう?

物品の管理

物品管理もまた自治会会計の仕事の1つです。
出納帳や通帳、そして領収書などの証拠書類の管理を行います。
これらを1つにまとめ、箱や紙袋などに入れておくようにしましょう。
こうすることで紛失を防ぐことができます。

自治会によって管理する物は異なるので、前任者からの引継ぎの際には物品全てを確認するようにしましょう(*7)。
その際、引継ぎ書で管理する物品と数を明らかにするのも1つの手かもしれません。

もしも自治会に資産管理台帳や備品管台帳がない場合、作成しておくと便利です。
下記は、自治会の会計が管理する物品の例です。

  • 預金通帳(*8
  • 出納帳
  • 領収書(手集金する際に使うもの)
  • 物品を購入した領収書(レシート)
  • 各種公共料金等の名義の申込書(*9
  • 資産管理台帳
  • 備品管理台帳

決算

決算は会計年度の収支の記録を確認し、現金および預金などの財産状況を明らかにし決算書を作る仕事です。
手順は、収入と支出を帳票類を照らし合わせて、間違いがないかを確認します。
そして、次の会計年度に繰り越す現金と預金残高を確認して、決算書を作れば終了です。

ところが、朝比奈の自治会のように監査が確認も兼ねて決算を行う場合もあります。
その場合には、会計は決算に必要な書類をいつでも提出できるようにするだけで構いません(*10)。

次期の予算案の作成

次期の予算案の作成は、年度末に行う仕事です。
しかし、これは自治会の会計が1人で行うものではなく、他の役員と協力して行います。

また、役員変更を伴う場合、任期中の役員が予算案を作成するのではなく、次期役員が行う自治会もあるようです。
そのため、自身の自治会がどのように決算を行うのか引継ぎの際にしっかり確認しておきましょう。

会計報告

会計報告は自治会総会で発表する会計報告書を作成する仕事、または自治会総会で会計報告書に基づいて発表する仕事のことです。

会計報告の手順ですが、年度末になると会計記録を監査に提出し、監査を受けます。
続いて会計報告書をまとめて自治会総会に提出。
自治会によっては、自治会総会の様々な発表を各役員で分担する場合があります。
その際、自治会の会計が会計報告の発表を行うのが通常です。

会計報告を発表すると言っても難しく考える必要はありません。
単に収支報告書や資産報告書などに記載されている項目を読みあげるだけです。
これだけで十分内容は伝わります(*11)。

その他

自治会によって上記の仕事以外に会計が行うものもあるようです。
例えば、自治会内にある公衆電話の使用料の回収や自治会会の集会所(会館)の利用料の回収などがあります。

また、それ以外に自治会で使う消耗品や備品の購入を任される場合もあるでしょう。
珍しいものでは、各種公共料金等の名義変更や更新手続きを会計が行う自治会もあるようです。
これらのように自治会によって、会計が特殊な仕事をする場合もあるので、引継ぎのときにしっかり確認しておく必要があります。

まとめ

最近、「自治会会計」や「町内会会計」などと検索されて、知ッタメ!に来られる方が多いので、それらの検索(疑問)に対するアンサー記事をかきました。

自治会の会計とは、自治会の会計とは、自治会の役員の1つです。
その仕事は金銭の収支や物品、そして不動産など自治会の財産の増減(または変動)および損益を管理します。

そのため、自治会役員の中でも仕事量が多く、兼業主婦(主夫)の方の場合、自身の仕事と自治会の会計の両立は困難かもしれません。
その際は、おひとりで悩まないで、ご家族に協力して頂くようにしましょう。

以上で「自治会会計の仕事は会費の入出金や出納帳の記録、決算など」を終わります。

脚注

*1 集会所は不動産の例。
*2 きちんと情報公開することは、不正をしていない証拠にもなります。
*3 ほんとうに困難です。もしかすると会長の次に忙しい役割かもしれません。
*4 自治会の収入源
*5 年に数度、自治会費の横領はニュースになりますよね。
*6 レシートだと駄目な自治会もあるかもしれません。
*7 物品の紛失を明らかにするためにも行いましょう。
*8 銀行印は会長または監査に保管してもらうと良いですよ。
*9 必要に応じて各種公共料金などの更新、変更手続きを行い管理します。
*10 これがないだけでも助かりました。
*11 機会があれば、自治会総会での報告の仕方について紹介します。

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